5 dudas despejadas sobre la reforma del control horario o registro de la jornada laboral

El Ministerio de Trabajo ha presentado a sindicatos y patronales una propuesta de reforma de la normativa laboral que incluye algunas novedades sustanciales y que están creando no poca polémica, como es el caso de la reducción de la jornada laboral o las nuevas exigencias en cuanto al control horario de trabajadores.

Es precisamente en este segundo caso en el que nos queremos detener. Y es que la propuesta de reforma incluye sustanciales novedades en cuanto a las obligaciones de las empresas al registrar la jornada laboral de sus empleados. 

Desde Jaén Hoy hemos abordado estas cuestiones acudiendo a empresas de protección de datos como Grupo Atico34. Los expertos de la consultora RGPD nos han destapado algunas claves de la nueva normativa, en concreto cinco de las principales dudas que han surgido acerca del control horario laboral.

¿Es obligatorio que las empresas lleven un control horario de los trabajadores?

Sí. Toda empresa debe registrar la jornada de sus trabajadores, tanto de aquellos que desempeñan su actividad laboral en el centro de trabajo, como de aquellos trabajadores móviles, a distancia o que desarrollen su actividad total o parcialmente fuera del centro de trabajo.

Tal y como señalan desde Atico34, la obligación de registrar la jornada laboral de los empleados recae en la empresa. En casos especiales, como aquellos trabajadores contratados por ETT, de nuevo la responsabilidad será de la empresa usuaria.

¿Se puede fichar en papel?

No. Queda prohibido el fichaje en papel y se deberá cambiar a cualquier otro sistema informatizado y automatizado que permita el acceso remoto a los inspectores de trabajo.

La apuesta por los sistemas informatizados es clara, y tiene como consecuencia la eliminación del fichaje en papel. Sin embargo, como veremos más adelante, surgen algunas dudas sobre las herramientas válidas para realizar el registro laboral. Por ejemplo, ¿son válidas las hojas de Excel? La propuesta de reforma no profundiza en ningún momento sobre herramientas o aplicaciones concretas.

¿Se puede registrar la jornada laboral mediante dispositivos biométricos?

No. Con algún matiz, pero no.

La reforma laboral va en la misma dirección de lo propuesta hace unos meses por el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD). Este organismo ha eliminado la distinción entre datos biométricos para identificación y datos biométricos para autenticación. Esto, que parece un detalle sin importancia, resulta un factor clave en la nueva ley sobre control horario.

Hasta hace poco, los datos biométricos sólo se consideraban como categoría especial de datos si eran usados para identificación de usuarios, pero no tenían esa condición si se usaban únicamente como método de autenticación. Esto abría la puerta al uso de sistemas y dispositivos biométricos como sistemas de fichaje o registro de la jornada laboral en empresas.

Sin embargo, el CEPD ha eliminado esta distinción y ahora los datos biométricos siempre se consideran datos especialmente protegidos. Esto significa que el uso de dispositivos biométricos como reconocimiento facial o de la huella dactilar para control de presencia queda totalmente prohibido, salvo excepciones muy concretas y justificadas, como la existencia de una norma con rango de ley que lo justifique.

El CEPD considera que el uso de dispositivos biométricos para identificación y autenticación es demasiado invasivo y desproporcionado respecto a los fines perseguidos, y su uso queda prohibido, incluso existiendo consentimiento por parte de los empleados..

¿Qué métodos de control horario pueden usar las empresas?

Hasta ahora sabemos que no se puede fichar en papel, que tampoco se pueden usar dispositivos de reconocimiento facial de iris, por voz o huella dactilar, y que la nueva reforma laboral obliga a implementar sistemas que permitan el acceso telemático a Inspección de Trabajo. Entonces, ¿qué métodos usar?

La solución más sencilla y recomendable es acudir a alguna de las múltiples plataformas y herramientas online existentes. Hay numerosos software y aplicaciones que permiten registrar la jornada laboral desde cualquier dispositivo, y para ello se puede incluso recurrir a empresas de almacenamiento en la nube.

También está permitido seguir usando los lectores RFID para tarjetas, siempre y cuando permitan el acceso remoto de los inspectores de trabajo.

¿Quiénes deben fichar la jornada laboral?

Todos los trabajadores de la empresa deben registrar su jornada laboral, incluidos los mandos intermedios.

Los únicos que no deben estar supeditados al control horario son los altos directivos, entendidos estos como “aquellos trabajadores que ejercitan poderes inherentes a la titularidad jurídica de la Empresa, y relativos a los objetivos generales de la misma, con autonomía y plena responsabilidad”.

El artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores también excluye del registro de jornada a determinados sectores con características especiales, como los deportistas profesionales, servicios del hogar o personas que desarrollan su actividad en las artes escénicas.